Как часто вы были в компании или рабочей группе на совещании или бизнес встрече?  Как часто бывает, количество повесток дня выходит за временные рамки собрания. Организаторы стараются обхватить все сферы в сжатые сроки. В итоге все выходят с ощущением нерешенности задач и с четким ощущением пустой траты времени. Причем такие выводы могут быть вне зависимости от количества членов группы. Так как сделать деловые встречи полезными? Для вас чек-лист с правилами, которые помогут вам провести эффективное совещание.

Чтобы избежать излишне потраченного времери, важно, чтобы и организаторы, и участники следовали ряду правил. Благодаря им, они смогут выйти с совещания с достижением прогресса по заданным вопросам, целям или проектам. То есть добившись полезной, быстрой и продуктивной встречи.

деловая встреча
ВОПРОСЫ ДЕЛОВОЙ ВСТРЕЧИ ДЛЯ ЖЕНЩИНЫ-РУКОВОДИТЕЛЯ

ОТВЕЧАЕМ НА ГЛАВНЫЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ВОПРОСЫ

ПЕРВЫЙ ВОПРОС: НАСКОЛЬКО ЦЕЛЕСООБРАЗНО ПРОВОДИТЬ ДЕЛОВУЮ ВСТРЕЧУ

Тут два варианта

Если нет острой необходимости, то можно решить вопрос по другим каналам связи. Достаточно часто можно решить вопросы, прибегнув к уточняющему телефонному разговору или при личной встречи. Или используя иные сферы коммуникации, которые есть в вашей компании (к примеру, рабочие платформы, электронная почта).

Если данный вопрос можно решить только при помощи собрания, то четко определите кто должен присутствовать на собрании, а в ком нет необходимости. Приглашение большего количества людей не означает лучшего охвата всех отделов или заинтересованных сторон, но, напротив, это может разбавить сообщения, пересечь и спутать идеи. Также, это может запутать с тем вопросом, кто из присутствующих должен отвечать за каждую задачу. На собрании должны присутствовать только те, кто несет реальную ответственность или лидерство в заданных вопросах. Это касается как крупных, так и небольших компаний. Правильно организованное совещание значительно сократит количество неэффективно потраченного времени.

ВОПРОС ВТОРОЙ: ЧТО ОБСУЖДАЕМ

Важно наличие более или менее формальной повестки, которая включает в себя наиболее конкретные возможные цели. Так мы сохраняем направление встречи и избегаем потери ее направления. Позаботьтесь заранее,чтобы все контрольные вопросы были у членов совещания. Это поможет продуктивнее подготовиться к встрече и сэкономит время для всех.

ВОПРОС ТРЕТИЙ: УСТАНОВИТЕ ВРЕМЕННОЙ ЛИМИТ НА ДЕЛОВУЮ ВСТРЕЧУ В РАМКАХ КОНТРОЛЬНЫХ ВОПРОСОВ

Четко установите по времени начало и конец совещания. Обозначьте эти временные рамки. Также, приблизительно рассчитайте какую часть времени отдать каждому вопросу. Сама деловая встреча длиться не больше часа, многим хватает и тридцати минут времени.

совещание

ВО ВРЕМЯ СОВЕЩАНИЯ

Начните совещание в четко установленное время и согласно вопросам повестки дня. Так как собрание носит деловой характер, соблюдайте все формальности.

Полезно будет определить ответственного человека, который будет фиксировать интересные вопросы и решения, которые возникают в период собрания. Деловая встреча подразумевает разбор старых идей и возникновение новых, Именно ответственный за это человек будет фиксировать ценные предложения. Также, полезно отметить именно те идеи, с которыми согласны большинство присутствующих.

Установите лицо, ответственное за достижение каждого из предложений, утвержденных на собрании, и сроки их выполнения. Это простимулирует к решению поставленных задач,так как от

Поощряйте участие в совещании. Предложите высказать свою точку зрения ключевым участникам совещания или наиболее креативным. Таким образом деловая встреча будет достигать максимальной эффективности.

При использовании мозгового штурма, обозначьте кто будет отвечать за принятие общего решения. Это же человек должен объективно подойти к вопросу о том, насколько возможно и в какие сроки выполнить поставленные задачи.

ОБЩИЕ ИТОГИ ДЛЯ ДЕЛОВОЙ ВСТРЕЧИ

руки вместе

После всех вышеперечисленных пунктов, вернитесь снова к первому и оцените всех участников данной деловой встречи и время, которое нужно затратить на нее. Подберите максимально свободные даты для всех. Осталось только отправить письмо приглашение с датой, временем и повесткой дня всем участникам собрания.

Вам полезно будет прочитать 4 ПРАВИЛА КОММУНИКАЦИИ, КОТОРЫЕ ПОВЫСЯТ СТАТУС ЖЕНЩИНЫ В ДЕЛОВОЙ СРЕДЕ

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Пожалуйста, введите ваш комментарий!
пожалуйста, введите ваше имя здесь